なぜ問い合わせ管理ツールが必要か
商品やサービスを提供している会社は、顧客から様々な連絡がきます。最近はメール連絡が多く、インターネットの通販に至ってはほぼメールによる連絡になるはずです。ある程度たくさんのところで商品を販売している場合は、多くの顧客から連絡メールが来ることが少なくありません。クレームの場合もありますが、単なる質問メールも少なくないわけです。これらのメールは、1日10通ぐらいならば1人の担当者で見ることができ、間違えて送信をしたり見逃したりすることもまずないでしょう。しかし、1日500通ぐらいメールが来る場合は担当者が10人いたとしても一人当たり50通ほど目を通さなければいけません。そうすると、見落としや間違えた送信することなどがあるかもしれません。いちどでもそのようなことがあれば、会社の信用に傷がついてしまうことが考えられます。また1人の担当者がメールのやりとりをしていても、他の担当者にその内容がわからず、その担当者が休みの時に質問に答えられないと言うことがあります。このような場合には、顧客に対しても迷惑をかけるだけでなく、休みの担当者に電話をかけて内容を確認しなければならないこともあります。そうすると、休んでいるスタッフも休みの最中に仕事をしなければならずストレスが溜まるでしょう。そこで、問い合わせ管理ツールを利用することで、それらの問題を一括で解決することが可能になります。ただ、問い合わせ管理ツールもたくさんありますので、それぞれの機能をよく比較することが必要です。比較した上で、必要な機能が含まれているかどうかを判断しましょう。
どのような機能があった方が良いのか
それぞれの機能を比較する場合でもどのような種類のものが入っていれば良いかは、その会社によって異なります。例えば担当者が1人しかいない場合は、個人のフォルダーに入れておいてもなんだ問題はありません。しかし、担当者が複数いる場合には個人ホルダーではなく共有フォルダーにしておかなければ不便になります。そこで、このような場合には共有フォルダーになっているツールを利用するのが良いと言えるでしょう。これによって、担当者が休みの日でも円滑に仕事を行うことができます。
セキュリティーの問題を考えておかなければいけない
問い合わせ管理ツールを利用する場合には、セキュリティーの問題も十分に考えておきたいところです。最近は、ウィルスなども進化しており、それに合わせたセキュリティーを用意しておかなければ顧客の情報が漏れてしまう恐れがあります。もし顧客の情報が漏れてしまったら、会社の信用が傷つくだけでなく、顧客に損害を与えてしまうことになり得るでしょう。これを避けるために少しお金をかけてでも良いので最新のセキュリティシステムが整っているところに依頼する必要があります。
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